Aufbewahrungsrichtlinie für Exchange-Postfächer in Microsoft Purview einrichten

⚠️ Wichtiger Hinweis: Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview gelten organisationsweit. Eine falsch konfigurierte Richtlinie kann wichtige Daten unwiderruflich löschen. Vor der Einrichtung sollten Umfang und Auswirkungen sorgfältig geprüft werden.

Voraussetzungen

• Zugang zum Microsoft 365 Admin Center
• Globaler Administrator- oder Compliance-Administrator-Rolle
• Geeignete Lizenz (z. B. Microsoft 365 E3/E5 oder Microsoft Purview Add-on)

Schritte zur Einrichtung

1. Microsoft 365 Admin Center öffnen

Melde dich unter admin.microsoft.com an.

2. Zu Microsoft Purview navigieren

Klicke im linken Navigationsmenü auf „Alle anzeigen" und wähle anschließend Microsoft Purview aus.

3. Datenzyklusverwaltung aufrufen

Navigiere innerhalb von Purview zu:
Lösungen → Datenzyklusverwaltung → Richtlinien → Aufbewahrungsrichtlinien

4. Neue Aufbewahrungsrichtlinie erstellen

Klicke auf „Neue Aufbewahrungsrichtlinie" und folge dem Assistenten:

5. Richtlinie speichern und überprüfen

Nach dem Speichern wird die Richtlinie automatisch auf alle zugewiesenen Postfächer angewendet. Die Verarbeitung durch den Managed Folder Assistant kann bis zu 24–48 Stunden in Anspruch nehmen.

Wichtige Hinweise

• Richtlinien aus Microsoft Purview haben Vorrang vor MRM-Tags aus dem Exchange Admin Center.
• Eine Purview-Richtlinie kann nicht über Outlook oder das Exchange Admin Center überschrieben werden.
• Gelöschte Elemente können je nach Konfiguration noch für einen bestimmten Zeitraum im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" verbleiben, bevor sie endgültig entfernt werden.
• Vor produktivem Einsatz empfiehlt sich ein Test mit einem einzelnen Pilotpostfach.

Abgrenzung: Purview vs. Exchange Admin Center